A vállalkozásokkal kapcsolatos teendők egyik alapvető dokumentuma a cégkivonat. Legyen szó pályázatról, bankszámla nyitásról, megbízásos ügyintézésről, a 30 napnál nem régebbi cégkivonat mellékelése előírás. De miért is van szükség a cégkivonatra ilyen esetekben, mire is való a dokumentum?
A cégkivonat az adott cég vonatkozó, a cégjegyzékben szereplő éppen hatályos adatokat tartalmazza. A fontos adatok nagy részét (cég neve, székhelye, adószám, cégjegyzékszám stb.) meg kell adni a hivatalos ügyintézés során. Nem elég azonban megadni az adatokat, hanem azok valódiságát is igazolni kell, erre szolgál a hiteles és a közhiteles cégkivonat. Hogy éppen melyikre lesz szükségünk, a felhasználás helyi fogja eldönteni.
Nem csak a cég adatainak bizonyítására szolgál a cégkivonat, hanem ezzel lehet bizonyítani azt is, hogy kinek, milyen formában van joga eljárni a cég nevében. A cégkivonatok tartalmazzák azokat a személyeket, akik képviselhetik a vállalkozást. A képviseletnek két különböző módszere van, önálló és együttes. Az önálló képviselet azt jelenti, hogy az adott személy egyedül is eljárhat a cég nevében, egyedül is döntésre jogosult. Együttes képviselet esetén azonban csak másik, együttes képviseleti joggal rendelkező személlyel együtt lehet a céget képviselni.
Akkor is szükség lehet cégkivonat bemutatására, ha cég könyvvizsgálóit kell igazolni.
Mivel a cégkivonat az éppen aktuális információkat tartalmazza, így akkor van rá szükség, amikor ezeket kell bizonyítani. Ha a cégtörténet bizonyítása, bemutatása a feladat, akkor cégmásolatot kell beszereznünk, bemutatnunk.